Déclaration de protection des données de la Fondation Wolf-Udry
Version de janvier 2024
Dans cette déclaration de protection des données, nous, la Fondation Wolf-Udry, expliquons comment nous collectons et traitons les données personnelles. Il ne s'agit pas d'une description exhaustive ; le cas échéant, d'autres déclarations de protection des données [ou conditions générales de vente, conditions de participation et documents similaires] règlent des faits spécifiques. Par données personnelles, on entend toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable.
Si vous mettez à notre disposition des données personnelles d'autres personnes (p. ex. membres de la famille, données de collègues de travail, clients), veuillez-vous assurer que ces personnes connaissent la présente déclaration de protection des données et ne nous communiquez leurs données personnelles que si vous y êtes autorisé et si ces données personnelles sont correctes.
1. Responsable / délégué à la protection des données / représentant
La Fondation Wolf-Udry, c/o Notariat Roman Manser, Schloss-Strasse 1, 2560 Nidau, est responsable des traitements de données que nous décrivons ici. Si vous avez des questions concernant la protection des données, vous pouvez nous les communiquer à l'adresse de contact suivante : info@wolf-udry-stiftung.ch ou par courrier à Wolf-Udry-Stiftung, c/o Notariat Roman Manser, Schloss-Strasse 1, 2560 Nidau.
2. Collecte et traitement des données personnelles
Nous traitons en premier lieu les données personnelles que nous recevons de nos requérants et d'autres partenaires commerciaux dans le cadre de nos relations d'affaires ou que nous collectons auprès de leurs utilisateurs lors de l'exploitation de nos sites web et autres applications.
Dans la mesure où cela est autorisé, nous extrayons également certaines données de sources accessibles au public (p. ex. registre du commerce, presse, Internet), des autorités et d'autres tiers. Outre les données que vous nous fournissez directement, les catégories de données personnelles que nous obtenons de tiers à votre sujet comprennent notamment les informations dont nous avons connaissance dans le cadre de procédures administratives et judiciaires, les informations vous concernant dans la correspondance et les entretiens avec des tiers, les informations vous concernant que nous fournissent des personnes de votre entourage (famille, conseillers, représentants juridiques, etc.), etc. ), afin que nous puissions vérifier votre droit à la prestation vis-à-vis de la fondation et, le cas échéant, le traiter (p. ex. références, procurations, données de banques, d'assurances, de services sociaux, données sur votre personne provenant des médias et d'Internet (dans la mesure où cela est indiqué dans un cas concret, p. ex. dans le cadre d'une candidature, d'une revue de presse, d'un marketing/d'une vente, etc.), vos adresses et, le cas échéant, vos centres d'intérêt et autres données sociodémographiques.
3. Objectifs du traitement des données et bases légales
Nous utilisons les données personnelles que nous collectons en premier lieu pour pouvoir vérifier le droit aux prestations des requérants vis-à-vis de la fondation et, en cas de droit, pour pouvoir fournir nos prestations, ainsi que pour remplir nos obligations légales en Suisse (en particulier les rapports vis-à-vis de l'autorité de surveillance). Si vous travaillez pour un tel requérant ou si vous fournissez des renseignements/références pour lui, vos données personnelles peuvent bien entendu également être concernées par cette fonction.
En outre, nous traitons vos données personnelles et celles d'autres personnes, dans la mesure où cela est autorisé et que nous le jugeons opportun, aux fins suivantes, pour lesquelles nous (et parfois aussi des tiers) avons un intérêt légitime correspondant au but poursuivi :
Offre et développement de nos services et de notre site web ;
Communication avec des tiers et traitement de leurs demandes (p. ex. rapports, demandes de médias) ;
Examen et optimisation des procédures d'analyse des besoins en vue d'une approche directe des demandeurs et collecte de données personnelles à partir de sources accessibles au public en vue d'accroître la notoriété ;
Publicité et marketing (y compris l'organisation d'événements), dans la mesure où vous ne vous êtes pas opposé à l'utilisation de vos données (si nous vous envoyons de la publicité en tant que client existant, vous pouvez vous y opposer à tout moment, nous vous inscrirons alors sur une liste d'opposition à d'autres envois publicitaires) ;
Observation des médias ;
Exercice de droits légaux et défense dans le cadre de litiges juridiques et de procédures administratives ;
Prévention et élucidation de délits et autres comportements fautifs (p. ex. réalisation d'enquêtes internes, analyses de données pour lutter contre la fraude) ;
Garantie de notre exploitation, en particulier de l'informatique, de notre site web ;
Dans la mesure où vous nous avez donné votre accord pour le traitement de vos données personnelles à des fins spécifiques (par exemple lors de la soumission d'une demande), nous traitons vos données personnelles dans le cadre et sur la base de cet accord, dans la mesure où nous ne disposons pas d'une autre base juridique et que nous en avons besoin. Un consentement donné peut être révoqué à tout moment, ce qui n'a toutefois aucun effet sur les traitements de données déjà effectués.
4. Transmission de données et transfert de données à l'étranger
Dans le cadre de nos activités commerciales et des objectifs mentionnés au point 3, nous communiquons également des données à des tiers, dans la mesure où cela est autorisé et nous semble indiqué, soit parce qu'ils les traitent pour nous, soit parce qu'ils souhaitent les utiliser à leurs propres fins. Il s'agit en particulier des instances suivantes :
Prestataires de services de notre part (comme par exemple les banques pour les versements), y compris les sous-traitants (comme par exemple le fournisseur informatique pour la communication électronique via l'adresse e-mail info@wolf-udry-stiftung.ch ainsi que la communication électronique via e-mail au sein du conseil de fondation ; l'étude de notaire Roman Manser pour l'envoi du courrier physique [l'ouverture est effectuée par le conseil de fondation]) ;
Autorités, services administratifs ou tribunaux suisses et étrangers (sur demande ou en cas d'obligation légale) ;
Médias (anonymisés) ;
Le public, y compris les visiteurs des sites web et des médias sociaux (anonymisés) ;
Autres parties à des procédures juridiques potentielles ou réelles ;
tous ensemble les destinataires.
Ces destinataires sont en partie nationaux, mais peuvent se trouver n'importe où dans le monde. Vous devez notamment vous attendre à ce que vos données soient transférées dans tous les pays où se trouvent les prestataires de services que nous utilisons (tels que Microsoft, Gmail, GMX, SAP, etc.).
5. Durée de conservation des données personnelles
Nous traitons et conservons vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales ou pour atteindre les objectifs poursuivis par le traitement, c'est-à-dire par exemple pendant toute la durée de la relation d'affaires (de l'initiation, de la demande jusqu'au paiement / au refus de la demande) ainsi qu'au-delà, conformément aux obligations légales de conservation et de documentation, notamment pour vérifier le respect du règlement du conseil de fondation. Il est possible que les données personnelles soient conservées pendant la période au cours de laquelle des droits peuvent être exercés à l'encontre de notre entreprise et dans la mesure où nous y sommes contraints par la loi ou si des intérêts commerciaux légitimes l'exigent (par ex. à des fins de preuve et de documentation). Dès que vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins susmentionnées, elles sont en principe et dans la mesure du possible supprimées ou rendues anonymes. Pour les données d'exploitation (p. ex. protocoles de système, logs), des délais de conservation plus courts de douze mois ou moins s'appliquent en principe.
6. Sécurité des données
Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive, comme par exemple le choix d'un fournisseur d'accès pour l'adresse info@wolf-udry-stiftung.ch dont le siège est en Suisse.
7. Obligation de fournir des données personnelles
Dans le cadre de la demande, vous devez fournir les données personnelles nécessaires à l'examen de la demande et à la fourniture des justificatifs requis (en règle générale, vous n'avez pas d'obligation légale de nous fournir des données). Sans ces données, nous ne serons généralement pas en mesure d'examiner une demande et ne pourrons pas non plus vous accorder de prestations (ou à l'organisme ou à la personne que vous représentez). Le site web ne peut pas non plus être utilisé si certaines données permettant de garantir le trafic de données (comme l'adresse IP) ne sont pas divulguées.
8. Droits de la personne concernée
Dans le cadre de la législation sur la protection des données qui vous est applicable et dans la mesure où elle le prévoit (comme par exemple dans le cas du RGPD), vous avez le droit d'obtenir des informations, de rectifier, d'effacer, de limiter le traitement des données et de vous opposer à nos traitements de données et à d'autres intérêts légitimes dans le traitement, ainsi que de demander la remise de certaines données personnelles en vue de leur transfert à un autre service (ce que l'on appelle la portabilité des données). Veuillez toutefois noter que nous nous réservons le droit de faire valoir les restrictions prévues par la loi, par exemple si nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données, si nous avons un intérêt prépondérant à le faire (dans la mesure où nous pouvons l'invoquer) ou si nous en avons besoin pour faire valoir des droits. Nous vous informerons à l'avance si des frais sont à votre charge. Nous vous avons déjà informé au point 3 de la possibilité de révoquer votre consentement. Veuillez noter que l'exercice de ces droits peut être en conflit avec des accords contractuels et que cela peut avoir des conséquences telles que la résiliation anticipée du contrat ou des frais. Dans ce cas, nous vous informerons au préalable si cela n'est pas déjà prévu dans le contrat.
En règle générale, l'exercice de ces droits suppose que vous prouviez clairement votre identité (par ex. par une copie de votre carte d'identité, lorsque votre identité n'est pas claire ou ne peut pas être vérifiée). Pour faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse indiquée au point 1.
Toute personne concernée a en outre le droit de faire valoir ses droits en justice ou de déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données. L'autorité de protection des données compétente en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (http://www.edoeb.admin.ch).
9. Modifications
Nous pouvons adapter la présente déclaration de protection des données à tout moment et sans préavis. La version actuelle publiée sur notre site Internet fait foi. Si la déclaration de protection des données fait partie d'un accord avec vous, nous vous informerons de la modification par e-mail ou par tout autre moyen approprié en cas d'actualisation.
